Jak rozliczyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Działalność gospodarcza – na czym polega?

Działalność gospodarcza to aktywność zarobkowa, prowadzona we własnym imieniu, w sposób zorganizowany i ciągły, której celem jest osiągnięcie zysku. Oznacza prowadzenie sprzedaży, świadczenie usług lub produkcję, przy wykorzystaniu zasobów materialnych czy niematerialnych. Ważne jest, by działalność miała charakter powtarzalny, a nie incydentalny. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca sam ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji, nadzorowanie formalności i współpracę z organami podatkowymi. Prowadzona działalność gospodarcza wymaga, by przedsiębiorca:  

• dokumentował przychody,
• przypisywał wydatki jako koszty uzyskania przychodu (jeśli forma to dopuszcza),
• podjął decyzję o wybranej formie opodatkowania,
• regularnie wpłacał zaliczki na podatek dochodowy i składki ubezpieczeniowe,
• po zakończeniu roku składał właściwe zeznanie podatkowe.

Tylko konsekwentne prowadzenie ewidencji i terminowe działania pozwalają uniknąć problemów w rozliczeniu z fiskusem.  

Przychód, dochód, koszty uzyskania przychodu – podstawowe pojęcia w rozliczeniu podatkowym

Osoby, prowadzące działalność gospodarczą muszą znać podstawowe terminy podatkowe. Jest to przychód, koszty uzyskania przychodu i dochód (lub strata). Przychód to całkowite wpływy ze sprzedaży, przed odjęciem jakichkolwiek wydatków. Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością – jeżeli forma opodatkowania na to pozwala – które można odjąć, by uzyskać dochód. Dochód natomiast stanowi różnicę między przychodem a kosztami. W formach opodatkowania dochodowego (np. zasady ogólne, podatek liniowy) od dochodu można dodatkowo odjąć składki społeczne i inne przewidziane odliczenia, tak, aby ustalić podstawę opodatkowania. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatek nalicza się bezpośrednio od przychodów ewidencjonowanych, bez możliwości potrącenia kosztów.

Jak rozliczyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Przedsiębiorca prowadzący działalność ma do dyspozycji kilka form opodatkowania – każda z nich ma swoje plusy i minusy, dlatego wybór musi być przemyślany i dopasowany do specyfiki prowadzonego biznesu.

Zasady ogólne (skala podatkowa)

To najbardziej znana forma – dochody opodatkowane są według progresywnej skali podatkowej z dwiema stawkami 12 i 32%. Stawka 12% dotyczy osób, których dochód w roku podatkowym nie przekroczył 120 000 zł. 32% dotyczy przedsiębiorców, którzy zarobią ponad 120 000 zł rocznie. W tej formule przedsiębiorca ma możliwość odjęcia kosztów uzyskania przychodu, odliczenia składek społecznych i korzystania z ulg podatkowych, w tym zastosowania kwoty zmniejszającej podatek. W zeznaniu rocznym (formularz PIT 36) łączy się dochody z działalności gospodarczej i inne źródła, takie jak umowy o pracę czy umowy zlecenie, o ile są opodatkowane według skali. Rozliczenie wspólnie z małżonkiem również jest możliwe, pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek. Zeznanie roczne można złożyć m.in. za pomocą programu https://www.podatnik.info/program-do-pit.

Podatek liniowy

Podatek liniowy zakłada stosowanie jednej stawki  (19 %) niezależnie od wysokości dochodów. W odróżnieniu od skali podatkowej nie ma progresji ani kwoty wolnej. Podobnie jak przy zasadach ogólnych, możliwe jest odliczanie kosztów uzyskania przychodu oraz częściowo składek społecznych. Z tej formy opodatkowania wyłączone są niektóre ulgi. Deklarację roczną składa się za pomocą formularza PIT 36L wraz z załącznikami. Podatek liniowy jest najkorzystniejszy dla tych, którzy cenią przewidywalność i prostotę oraz przewidują wyższe dochody. Ta forma eliminuje ryzyko wejścia w wyższy pułap stawki. Jest przeznaczona dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (o ile nie świadczą usług dla byłego pracodawcy) oraz wspólników spółek osobowych.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

To forma uproszczona, w której podatek nalicza się od przychodu, bez możliwości uwzględnienia kosztów uzyskania przychodu. Jest przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych i jawnych. Ryczałt polecany jest w przypadku, gdy nie są ponoszone wysokie koszty lub gdy przedsiębiorca prowadzi działalność opodatkowaną niższymi stawkami. Przedsiębiorca prowadzi tylko ewidencję przychodów, co znacznie redukuje obowiązki księgowe. Stawki ryczałtu zależą od rodzaju wykonywanych usług lub sprzedaży, wynoszą od 2 do 17%. W zeznaniu rocznym składa się PIT 28, wykazując przychody i obliczony podatek. Należy pamiętać, że nie każda działalność może być opodatkowana ryczałtem – prawo wprowadza wyłączenia dla określonych branż.

Karta podatkowa

Karta podatkowa to forma bardzo uproszczona – podatek wypłacany jest w stałej, ustalonej kwocie niezależnej od osiąganych przychodów czy dochodów. Prowadzenie szczegółowych ewidencji jest ograniczone lub nieobowiązkowe. Jednak od 2022 roku nowi podatnicy nie mogą już wybierać tej formy – mogą ją kontynuować jedynie ci, którzy stosowali ją przed 2022 r. i nie zrezygnowali.

Wybór formy opodatkowania i zmiana w trakcie prowadzenia działalności

Decyzja o formie opodatkowania musi być zgłoszona we właściwym terminie – zwykle do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca uzyskał pierwszy przychód w roku, albo do końca roku, jeśli pierwszy przychód pojawił się w grudniu. Jeśli przedsiębiorca nie dokona wyboru, domyślnie obowiązuje go opodatkowanie na zasadach ogólnych. W trakcie prowadzenia działalności możliwa jest zmiana formy opodatkowania, ale również z zachowaniem terminów i warunków formalnych – zmiana obowiązuje dopiero od roku podatkowego następującego po złożeniu oświadczenia.

W przypadku prowadzenia kilku działalności gospodarczych równocześnie (lub bycia wspólnikiem różnych podmiotów) przedsiębiorca musi pamiętać, że forma opodatkowania dochodów (zasady ogólne czy podatek liniowy) dotyczy wszystkich działalności. Jedna działalność może być opodatkowana ryczałtem, a druga na zasadach ogólnych, jeśli prawo na to pozwala i jeśli działalności są odrębne pod względem prawa podatkowego. W każdym przypadku przychody, koszty i dochody trzeba rozdzielić i sporządzić właściwe deklaracje dla każdej formy.

Obowiązki w trakcie roku i rozliczenie roczne

W przypadku większości form opodatkowania przedsiębiorca ma obowiązek wpłacania zaliczek na podatek dochodowy co miesiąc (najczęściej do 20. dnia następnego miesiąca). Dla małych podatników lub rozpoczynających działalność dopuszcza się wpłaty kwartalne, jeśli przewidziane przepisy to umożliwiają. Jeżeli miesięczna zaliczka nie przekracza określonej kwoty (np. 1 000 zł), możliwe są uproszczenia w płatnościach. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca sporządza zeznanie podatkowe, wypełniając formularz odpowiadający jego formie opodatkowania:

• PIT 36 – dla działalności rozliczanej według skali podatkowej, z uwzględnieniem ewentualnych dochodów z umowy o pracę lub innych źródeł,
• PIT 36L – dla podatku liniowego,
• PIT 28 – dla ryczałtu.

Deklaracje należy złożyć zwykle do 30 kwietnia (dla formy dochodowej) lub do wcześniejszego terminu przewidzianego dla ryczałtu. W deklaracji wykazuje się: 

•  sumę przychodów, 
• koszty uzyskania przychodu (jeśli przysługiwały), 
• dochód lub stratę, 
• odliczenia – np. składki na ubezpieczenie społeczne lub inne ulgi podatkowe, 
• zaliczki zapłacone w ciągu roku, 
• kwotę należnego podatku, 
• ewentualną kwotę do dopłaty lub zwrotu.

Ważne jest, by składać deklaracje terminowo – opóźnienia mogą skutkować naliczeniem odsetek lub kar.

Rozliczenie podatku jednoosobowa działalność gospo. – o czym trzeba pamiętać?

Przy wyborze formy opodatkowania warto uwzględnić strukturę kosztów przedsiębiorstwa – jeśli koszty są znaczące, opodatkowanie dochodu może być korzystniejsze niż ryczałt. Należy także zwrócić uwagę na dostępność ulg podatkowych – część z nich jest dostępna jedynie przy zasadach ogólnych. W przypadku ryczałtu także trzeba kontrolować, czy dana działalność w ogóle może być nim objęta, ponieważ prawo wyłącza określone branże.

Koszty, jakie można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu, muszą być właściwie udokumentowane i powiązane z działalnością gospodarczą. W praktyce wielu przedsiębiorców zapomina o drobnych wydatkach, które można wrzucić w koszty – np. materiały biurowe, podróże służbowe, amortyzacja sprzętu.

Jeśli oprócz działalności przedsiębiorca uzyskuje dochód z umowy o pracę, kapitałów pieniężnych lub innych źródeł, musi prawidłowo rozdzielić te przychody przy rozliczeniu rocznym.

Ważne jest także monitorowanie terminów – zarówno wpłat zaliczek, jak i składania deklaracji. Korekta zeznania jest możliwa w określonym czasie (zwykle do pięciu lat), ale najlepiej unikać błędów już na etapie sporządzania rozliczenia. W razie wątpliwości wskazane jest skonsultowanie się z doradcą podatkowym lub korzystanie z narzędzi wspierających rozliczenia.

Nie istnieje jedna uniwersalnie najlepsza forma – każdy przedsiębiorca musi samodzielnie wybrać formę opodatkowania, dopasować ją do swoich potrzeb, a także prowadzonego biznesu. Ważne, aby dobrze przeanalizować swoje potrzeby i wybrać taką, która będzie najbardziej opłacalna.