Systemy ERP a lepsza organizacja pracy zespołów

 Jedna baza danych zamiast dziesiątek arkuszy

Wiele organizacji nieświadomie tworzy silosy informacyjne. Każdy dział gromadzi dane po swojemu – w lokalnych plikach, arkuszach kalkulacyjnych, branżowych programach. Łatwo o rozbieżności, a przepisywanie pochłania cenny czas. Z systemem ERP organizacja działa inaczej. Wszystkie moduły systemu – finanse, magazyn, kadry, sprzedaż, logistyka – opierają się na wspólnej bazie danych. Informacja wprowadzona w jednym module jest natychmiast dostępna w pozostałych. Handlowiec rejestruje zamówienie, a magazynier od razu widzi je w swoim panelu. Księgowość nie czeka na przekazanie dokumentów – faktura trafia do systemu automatycznie. Taki model pracy eliminuje wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji i ogranicza czas poświęcany na czynności administracyjne. W skrócie:

• Wspólna baza danych zastępuje rozproszone pliki i arkusze.
• Informacja wprowadzona przez jeden dział jest natychmiast widoczna dla pozostałych. 
•  Dane kontrahentów, produktów czy zamówień wpisujesz tylko raz. 

Automatyzacja zadań, które pochłaniają czas

W wielu organizacjach w każdym dziale pracownicy wciąż poświęcają godziny na przepisywanie danych z faktur, tworzenie raportów i dokumentów magazynowych, naliczanie wynagrodzeń. Ten czas mogą wykorzystać produktywniej, a przy tym uniknąć błędów wynikających ze zmęczenia lub pośpiechu.

System ERP przejmuje większość takich powtarzalnych operacji. Na podstawie wprowadzonych danych automatyzuje księgowanie dokumentów oraz naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS czy PPK. Nowoczesne programy zawierają też technologie takie jak OCR, która rozpoznaje dane z zeskanowanych dokumentów i przenosi je do systemu. Poza tym niektóre systemy można zintegrować z RPA, by oddelegować botom proste, powtarzalne czynności.

 Pracownicy zyskują czas na zadania wymagające ich kompetencji – analizę, planowanie, budowanie relacji z klientami. W skrócie:

• System automatycznie księguje dokumenty, generuje deklaracje i nalicza wynagrodzenia.
• Technologie OCR i RPA ograniczają ręczne przepisywanie danych.
• Pracownicy zyskują czas na zadania wymagające analizy i decyzji. 

 Sprawniejsza komunikacja między działami

Handlowiec przyjmuje zamówienie i deklaruje klientowi dostawę za tydzień, nie wiedząc, że magazyn świeci pustkami. Dział zakupów zamraża środki w niepotrzebnych zapasach, bo nie ma dostępu do prognoz sprzedaży. Takie sytuacje to codzienność w organizacjach, w których funkcjonują w informacyjnej próżni. Moduły systemów ERP komunikują się w czasie rzeczywistym. Sprzedaż sprawdza aktualne stany magazynowe, zanim złoży deklarację klientowi. Zakupy planują zamówienia na podstawie rzeczywistego zapotrzebowania z produkcji i prognoz sprzedaży. Wszyscy uprawnieni pracownicy korzystają ze wspólnych kartotek kontrahentów i mają wgląd w historię transakcji. Przepływ dokumentów mogą dodatkowo porządkować moduł DMS i mechanizmy workflow – wbudowane w ERP lub z nim zintegrowane. DMS zapewnia przejrzystą ewidencję z pełną historią przepływu i pozwala odnaleźć dowolny dokument w kilka sekund, a workflow określa ścieżkę obiegu każdego dokumentu (kto go zatwierdza, na jakim etapie się znajduje).

W skrócie:

• Wszystkie działy widzą dane innych działów w czasie rzeczywistym.
• Mechanizmy workflow porządkują ścieżki obiegu i zatwierdzania dokumentów.
• Moduł DMS zapewnia przejrzystą ewidencję i szybkie odnajdywanie dokumentów. 

 Kontrola nad zadaniami i czasem pracy

Menedżer często podejmuje decyzje przy ograniczonym dostępie do danych. Nie wie, jak bardzo obciążony jest zespół, z trudem planuje zasoby na nadchodzące projekty. Żeby rozliczyć wykonaną pracę, najpierw żmudnie zbiera informacje z różnych źródeł. System ERP zapewnia mu narzędzia, które to zmieniają. Na przykład moduł kadrowo-płacowy poza naliczaniem wynagrodzeń umożliwia planowanie urlopów, grafików i delegacji, z wglądem dla zarówno menedżera, jak i pracownika. Moduł projektowy wspiera zarządzanie złożonymi, czasowo ograniczonymi przedsięwzięciami, takimi jak wdrożenia czy inwestycje – umożliwia budżetowanie projektów, przypisywanie do nich zasobów oraz rozliczanie kosztów i roboczogodzin. Aplikacje mobilne zapewniają natomiast dostęp do danych z terenu – handlowcy czy serwisanci aktualizują informacje na bieżąco, zanim wrócą do biura.

W skrócie:

• Moduł kadrowy ułatwia planowanie urlopów, grafików i delegacji.
• Moduł projektowy umożliwia budżetowanie i rozliczanie projektów, takich jak wdrożenia, inwestycje czy realizacja kontraktów.
• Aplikacje mobilne zapewniają dostęp do systemu z terenu. 

 Decyzje oparte na aktualnych danych

Decyzje podejmowane na podstawie przeczucia lub nieaktualnych danych stwarzają ryzyko, którego łatwo uniknąć. Nowoczesne systemy ERP mają już wbudowane narzędzia analityczne, które generują raporty w czasie rzeczywistym i prezentują dane na pulpitach menedżerskich (dashboardach), w postaci czytelnych wykresów i tabel. Bardziej zaawansowane analizy umożliwia zintegrowanie ERP z narzędziem Business Intelligence (BI). Pozwala to porównywać dane historyczne, identyfikować trendy i prognozować przyszłe wyniki. Menedżerowie łatwo wówczas sprawdzają rentowność kontraktów, obciążenie poszczególnych działów czy przepływy finansowe – bez czekania na miesięczne zestawienia z księgowości.

W skrócie:

• Raporty generowane w czasie rzeczywistym zastępują przestarzałe zestawienia
• Pulpity menedżerskie prezentują dane w czytelnej graficznej formie.
• Moduł Business Intelligence (BI) umożliwia zaawansowane analizy i prognozowanie.

Podsumowanie

System ERP porządkuje przepływ informacji w firmie, automatyzuje powtarzalne czynności i daje menedżerom narzędzia do podejmowania decyzji opartych na aktualnych danych. To nie rewolucja z dnia na dzień, ale systematyczna zmiana sposobu pracy całej organizacji – od księgowości po zespoły w terenie. Nowoczesne systemy ERP zapewniają przy tym elastyczność: model chmurowy umożliwia dostęp z dowolnego miejsca, budowa modułowa pozwala uruchamiać kolejne funkcjonalności w miarę potrzeb, a integracje z zewnętrznymi narzędziami (w tym KSeF) dopasowują system do specyfiki firmy i zmieniających się wymagań rynkowych.